Confidentialité (en allemand) | VoiceBooker - Votre assistant téléphonique IA, vocal et chatbot

Politique de confidentialite

La presente politique de confidentialite decrit la maniere dont claiverly GmbH traite les donnees a caractere personnel dans le cadre du site web et de la plateforme VoiceBooker. VoiceBooker est une plateforme permettant de creer, configurer et gerer des VoiceBots/VoiceAgents et des chatbots. Selon l'etendue des services souscrits, des integrations de telephonie, d'automatisation, d'analyse, de CRM et de messagerie, notamment WhatsApp Business, peuvent egalement etre incluses.

1. Responsable du traitement

claiverly GmbH
Am See 1a
01067 Dresden
Allemagne

E-mail: privacy@claiverly.de
Site web: https://claiverly.de

2. Champ d'application de la presente politique de confidentialite

La presente politique de confidentialite s'applique notamment aux personnes suivantes :

visiteurs de notre site web
interlocuteurs chez les prospects, clients, partenaires et fournisseurs
utilisateurs enregistres de la plateforme
personnes qui communiquent avec nous par e-mail, formulaire, canal de support, fonction de test, VoiceBot, chatbot ou via des canaux de messagerie
personnes dont les donnees sont integrees dans la plateforme par des clients dans le cadre de nos services

3. Notre role en matiere de protection des donnees

Nous traitons des donnees a caractere personnel tantot en qualite de responsable du traitement, tantot en qualite de sous-traitant.

Nous agissons notamment en tant que responsable du traitement lorsque nous traitons des donnees dans le cadre de notre site web, de demandes de contact, de demarches precontractuelles, de comptes utilisateurs, de l'execution des contrats, de la facturation, de la securite, de notre propre support et de nos propres informations produit.

Dans la mesure ou des clients utilisent notre plateforme pour deployer des VoiceBots/VoiceAgents, des chatbots, des workflows telephoniques ou des communications WhatsApp Business a destination de leurs clients finaux, prospects ou collaborateurs, le client concerne est en regle generale le responsable du traitement. Dans ces cas, nous traitons en principe les donnees a caractere personnel uniquement pour le compte du client, selon ses instructions et sur la base d'un accord distinct de traitement des donnees.

Si vous interagissez avec un bot ou un workflow de communication de l'un de nos clients et que vous avez des questions concernant la base juridique concrete, la duree de conservation ou l'utilisation precise de vos donnees, veuillez d'abord vous adresser au client concerne. Nous aidons nos clients a remplir leurs obligations en matiere de protection des donnees dans la mesure ou cela nous est possible sur le plan contractuel et technique.

4. Origine et categories de donnees a caractere personnel

Nous recevons des donnees a caractere personnel :

directement de votre part, par exemple lorsque vous nous contactez, vous vous inscrivez, soumettez une demande de support ou utilisez des fonctions de demonstration ou de test
de nos clients ou de leurs utilisateurs autorises lorsqu'ils integrent des donnees dans la plateforme
de systemes connectes et d'integrations qu'un client relie a la plateforme
automatiquement lors de l'utilisation de notre site web ou de notre plateforme, par exemple via des fichiers journaux ainsi que des donnees relatives a l'appareil et a l'utilisation

Selon le cas d'utilisation, nous traitons notamment les categories de donnees suivantes :

donnees d'identification et de contact, par exemple nom, entreprise, fonction, adresse e-mail et numero de telephone
donnees contractuelles, de facturation et de communication
donnees d'authentification et de compte
donnees techniques d'utilisation, de terminal, de journalisation et de diagnostic
donnees de configuration et d'integration, par exemple configurations de bots, prompts, numeros de telephone, identifiants de messagerie, cles API ou parametres d'interface
donnees de contenu issues de conversations, chats, messages et tickets de support, dans la mesure ou elles apparaissent dans le processus concerne

5. Merci de ne pas transmettre de donnees sensibles sauf en cas de necessite

Veuillez ne pas nous transmettre, via des champs de texte libre, des fonctions de test, des e-mails, des canaux de support ou des demandes de demonstration, des categories particulieres de donnees a caractere personnel au sens de l'art. 9 du RGPD, sauf si cela est strictement necessaire et juridiquement encadre. Cela comprend notamment les donnees de sante, les donnees biometriques, les informations revelant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion, l'appartenance syndicale ou la vie sexuelle.

Si des clients souhaitent utiliser notre plateforme pour des cas d'usage impliquant de telles donnees, cela doit etre evalue separement en amont, securise sur le plan juridique et configure de maniere appropriee sur le plan technique.

6. Finalites et bases juridiques du traitement

Lorsque nous fondons des traitements sur l'art. 6, par. 1, point f du RGPD, nos interets legitimes consistent notamment dans l'exploitation sure, stable et efficiente du site web et de la plateforme, le traitement des demandes, le support et l'accompagnement client, la prevention des abus et des fraudes, l'analyse des erreurs et le developpement de notre offre, ainsi que la constatation, la sauvegarde ou la defense de droits en justice.

6.1 Acces au site web, hebergement et fichiers journaux du serveur

Lorsque vous visitez notre site web, nous traitons des donnees de connexion et d'utilisation techniquement necessaires.

Donnees traitees : adresse IP, date et heure d'acces, pages consultees, referent, type de navigateur, systeme d'exploitation, informations sur l'appareil et donnees de journalisation.
Finalites : mise a disposition du site web, stabilite, detection d'attaques, prevention des abus, analyse des erreurs et securite des systemes.
Bases juridiques : art. 6, par. 1, point f du RGPD ; lorsque certaines operations de traitement sont necessaires pour fournir des fonctions demandees, art. 6, par. 1, point b du RGPD en complement.

6.2 Cookies techniquement necessaires, session storage, local storage et gestion du consentement

Nous utilisons des technologies de stockage techniquement necessaires afin de fournir le site web et l'espace de connexion de maniere fonctionnelle et securisee. Cela peut inclure des cookies, le session storage, le local storage ou des technologies comparables.

Donnees traitees : identifiants de session, statut de connexion, preferences linguistiques, jetons de securite, informations de consentement et entrees techniques comparables.
Finalites : fourniture des fonctions essentielles, memorisation des parametres, protection des formulaires et gestion de vos preferences en matiere de confidentialite.
Bases juridiques : art. 6, par. 1, point b du RGPD pour les fonctions liees au contrat dans le compte utilisateur, ainsi que art. 6, par. 1, point f du RGPD pour l'exploitation sure et conviviale du site web.

Dans la mesure ou nous utilisons des contenus d'analyse, de marketing ou de tiers qui ne sont pas necessaires, cela se fait uniquement apres votre choix dans la bannière de consentement ou sur la base d'un autre consentement requis.

Vous pouvez gerer, limiter ou supprimer les cookies et autres stockages locaux dans les parametres de votre navigateur. Toutefois, cela peut limiter certaines fonctionnalites du site web ou de la plateforme.

6.3 Demandes de contact, demandes de demonstration, fonctions de test et prise de rendez-vous

Si vous nous contactez, demandez une demonstration, prenez rendez-vous ou utilisez des fonctions de test proposees pour les VoiceBots, les chatbots ou les assistants telephoniques, nous traitons les informations que vous fournissez afin de traiter la demande correspondante.

Donnees traitees : nom, entreprise, coordonnees, donnees de rendez-vous, informations sur votre cas d'usage, informations en texte libre ainsi que le contenu d'appels de test ou de chats de test dans la mesure ou vous utilisez activement ces fonctions.
Finalites : reponse aux demandes, mise en oeuvre de mesures precontractuelles, presentation du produit, organisation de rendez-vous et assurance qualite.
Bases juridiques : art. 6, par. 1, point b du RGPD dans la mesure ou le traitement sert des demarches precontractuelles ou une prestation demandee par vous ; sinon art. 6, par. 1, point f du RGPD. Lorsque des enregistrements, transcriptions ou communications de suivi plus approfondies n'ont lieu qu'avec votre consentement, l'art. 6, par. 1, point a du RGPD s'applique egalement.

6.4 Newsletter, informations produit et messages de service

Si vous vous inscrivez a une newsletter ou consentez a des communications produit comparables, nous traitons vos coordonnees et la preuve de votre consentement. Nous pouvons egalement envoyer a des clients existants des informations de service, de securite et de produit liees au contrat lorsque cela est necessaire pour l'utilisation du service ou legalement autorise.

Donnees traitees : nom, adresse e-mail, entreprise, statut du consentement, preuves de double opt-in et donnees d'interaction dans la mesure ou elles sont collectees lors de l'envoi.
Finalites : envoi de newsletters, notes de mise a jour, communications relatives a la securite et autres informations liees au produit.
Bases juridiques : art. 6, par. 1, point a du RGPD pour les newsletters basees sur le consentement ; art. 6, par. 1, point b ou f du RGPD pour les communications de service necessaires.

6.5 Inscription et compte utilisateur

Un compte utilisateur est generalement necessaire pour utiliser la plateforme.

Donnees traitees : donnees d'inscription et de profil, coordonnees professionnelles, roles et autorisations, donnees de connexion et d'authentification, adresse IP ainsi que dates et heures d'inscription et de connexion.
Finalites : creation et gestion des comptes utilisateurs, authentification, prevention des usages abusifs, controle des acces et execution du contrat.
Bases juridiques : art. 6, par. 1, point b du RGPD ainsi que art. 6, par. 1, point f du RGPD pour les mesures de securite et de prevention des abus.

6.6 Fourniture et exploitation de la plateforme

Nous traitons les donnees necessaires a la mise en place, a la configuration, a la gestion et au fonctionnement technique de VoiceBooker.

Donnees traitees : donnees d'organisation et de compte, configurations de bots et de workflows, prompts, contenus de connaissance, donnees techniques d'acces, numeros de telephone, identifiants de messagerie, parametres d'integration et autres reglages necessaires au fonctionnement.
Finalites : fourniture de l'etendue des services souscrits, administration de la plateforme, synchronisation avec les systemes connectes et execution des prestations contractuelles.
Bases juridiques : art. 6, par. 1, point b du RGPD ; pour les processus supplementaires de securite et d'exploitation, art. 6, par. 1, point f du RGPD.

6.7 VoiceBots, chatbots, telephonie et WhatsApp Business

Si la plateforme est utilisee pour des communications automatisees, des donnees de communication et de contenu peuvent etre traitees. Cela concerne notamment les VoiceBots/VoiceAgents, les chatbots, les assistants telephoniques et les integrations de messagerie telles que WhatsApp Business.

Donnees traitees : metadonnees de communication, numeros de telephone, identifiants de messagerie, contenu des conversations et des messages, transcriptions, enregistrements audio, horodatages, informations de routage et de statut, pieces jointes ainsi que donnees d'evaluation ou de documentation configurees par le client.
Finalites : execution et documentation des processus de communication, traitement des demandes, automatisation des workflows, acheminement technique, assurance qualite, analyse des erreurs et securite.
Bases juridiques : lorsque nous sommes nous-memes responsables de ces processus pour nos propres demonstrations, notre support ou nos communications commerciales, art. 6, par. 1, point b ou f du RGPD ; lorsque nous traitons des donnees pour le compte d'un client, le client concerne determine la base juridique applicable en matiere de protection des donnees.

Les enregistrements ou transcriptions n'ont pas lieu de maniere generale, mais uniquement lorsque la fonction correspondante est activee et qu'une base juridique valable existe.

6.8 Support, CRM et suivi de la relation client

Nous traitons des donnees concernant les interlocuteurs chez les clients, prospects et partenaires afin d'entretenir les relations commerciales et de fournir un support.

Donnees traitees : coordonnees, rattachement a l'entreprise, historique de communication, tickets de support, descriptions d'erreurs, notes d'entretien et informations liees au contrat.
Finalites : support, traitement des questions techniques, suivi client, documentation des processus et entretien de la relation commerciale.
Bases juridiques : art. 6, par. 1, point b du RGPD ainsi que art. 6, par. 1, point f du RGPD.

6.9 Facturation, traitement des paiements et obligations comptables

Lorsque des services payants sont utilises, nous traitons les donnees necessaires a la facturation, au paiement et a la comptabilite.

Donnees traitees : adresse de facturation, donnees d'entreprise et fiscales, donnees contractuelles, periodes de service, statut de paiement, references de transaction et, le cas echeant, donnees de prestataires de paiement externes.
Finalites : facturation, gestion des creances, respect des obligations legales de conservation et de justification.
Bases juridiques : art. 6, par. 1, point b du RGPD, art. 6, par. 1, point c du RGPD et, si necessaire, art. 6, par. 1, point f du RGPD pour la constatation ou la defense de droits.

6.10 Securite, prevention des abus, monitoring et amelioration du produit

Nous traitons des donnees techniques d'evenement, de diagnostic et d'utilisation afin d'assurer le fonctionnement securise et stable de la plateforme et de poursuivre le developpement du service.

Donnees traitees : journaux systeme et d'erreur, informations de diagnostic, donnees d'utilisation et d'evenement, messages de statut, journaux de securite et evaluations pseudonymisees.
Finalites : detection et correction des perturbations, prevention des abus, monitoring, planification des capacites, assurance qualite, developpement et protection de nos systemes.
Bases juridiques : art. 6, par. 1, point f du RGPD ; lorsque certaines operations de traitement sont directement necessaires a la fourniture du service de plateforme contractuellement du, art. 6, par. 1, point b du RGPD en complement.

6.11 Analyse optionnelle, marketing et contenus tiers integres

Dans la mesure ou nous utilisons sur le site web des technologies optionnelles d'analyse ou de marketing, des fonctions de reseaux sociaux, des videos integrees, des cartes, des bibliotheques de polices externes, des services de prise de rendez-vous ou des contenus tiers comparables, ces contenus ne sont charges ou actives que si le consentement requis a ete donne.

Une fois ces contenus actives, votre navigateur peut etablir une connexion directe avec les serveurs du fournisseur tiers concerne. Selon le fournisseur, l'acces peut etre associe a un profil existant si vous y etes connecte au meme moment. Nous n'avons d'influence sur le traitement ulterieur des donnees par le fournisseur tiers concerne que dans la mesure decoulant de l'integration concrete du service.

Donnees traitees : adresse IP, donnees du navigateur et de l'appareil, consultations de pages, interactions, referent, statut du consentement et identifiants de type cookie.
Finalites : analyse d'audience, evaluation des campagnes, optimisation du site web, integration de contenus externes et amelioration du parcours utilisateur.
Bases juridiques : art. 6, par. 1, point a du RGPD.

7. Destinataires et categories de destinataires

Nous ne communiquons des donnees a caractere personnel que lorsque cela est necessaire pour le traitement concerne, impose par la loi ou fonde sur une base juridique appropriee. Les destinataires peuvent notamment etre :

des prestataires d'hebergement, d'infrastructure et de CDN
des prestataires de telecommunications, de messagerie et d'integration, par exemple pour la telephonie ou WhatsApp Business
des fournisseurs de traitement de la parole, de modeles d'IA, de transcription ou de synthese vocale, dans la mesure ou cela est necessaire pour l'etendue fonctionnelle souscrite
des prestataires de support, CRM, ticketing, prise de rendez-vous, e-mail et newsletter
des prestataires de paiement, banques, comptables et conseillers fiscaux
des prestataires d'analyse, de monitoring et de securite
des prestataires de recouvrement, de conseil juridique et d'autres prestataires intervenant pour le recouvrement ou la defense de creances et de droits
des juridictions, autorites ou autres organismes lorsque nous y sommes legalement tenus ou devons faire valoir ou defendre des pretentions legitimes

Lorsque nous faisons appel a des prestataires externes, nous les selectionnons avec soin, limitons l'acces aux donnees a ce qui est necessaire et concluons avec eux, lorsque cela est requis, des accords de sous-traitance. Les donnees a caractere personnel ne sont pas vendues et ne sont pas communiquees a des fins publicitaires autonomes de tiers.

Les sous-traitants actuellement utilises ou susceptibles d'etre utilises selon la fonction souscrite peuvent notamment comprendre :

Eleven Labs Inc., 169 Madison Ave #2484, New York, NY 10016, United States
Deepgram, Inc., 548 Market St, Suite 25104, San Francisco, CA 94104-5401, United States
OpenAI, L.L.C., 3180 18th St, San Francisco, CA 94110, United States
Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, D18 P521 Dublin, Ireland
AWS Amazon - A100 ROW GmbH, Deutschland
Cal.com Inc., San Francisco Bay Area, West Coast, USA
TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin, D02 T380, Ireland
Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland
LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ireland
Facebook, 1601 South California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA
Google Irland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ireland

8. Transferts vers des pays tiers

Une partie de nos prestataires ou integrations peut traiter des donnees en dehors de l'UE ou de l'EEE, notamment lorsque des clients integrent des services internationaux de telephonie, de messagerie, d'IA ou de cloud.

Lorsqu'une decision d'adequation de la Commission europeenne existe pour un pays tiers, nous nous appuyons sur cette decision pour les transferts. Selon le prestataire utilise, cela peut notamment concerner le Royaume-Uni ou des entreprises americaines certifiees dans le cadre du EU-US Data Privacy Framework.

En l'absence de decision d'adequation, nous utilisons des garanties appropriees, notamment les clauses contractuelles types approuvees par la Commission europeenne, et mettons en place, si necessaire, des mesures de protection complementaires. Des informations complementaires sur les garanties applicables dans chaque cas peuvent etre obtenues sur demande, dans la mesure ou aucun interet de confidentialite ne s'y oppose.

9. Duree de conservation

Nous conservons les donnees a caractere personnel uniquement pendant la duree necessaire a la finalite concernee. Les criteres suivants sont notamment determinants :

journaux du site web et de securite : en regle generale uniquement pendant de courtes periodes, dans la mesure necessaire au fonctionnement, a la stabilite et a l'analyse des incidents
donnees relatives aux cookies, au consentement et aux preferences : jusqu'a disparition de la finalite, expiration du stockage concerne ou modification de votre choix
donnees de contact, de demonstration et commerciales : jusqu'au traitement complet de la demande et au-dela uniquement si un suivi, une phase precontractuelle ou des obligations legales de conservation l'exigent
donnees de compte, de contrat et de plateforme : pendant la duree de la relation contractuelle puis jusqu'a l'expiration des delais legaux de conservation et de prescription
donnees de facturation et de paiement : conformement aux obligations de conservation commerciales et fiscales
donnees de support, d'analyse d'erreur et de securite : aussi longtemps que necessaire pour traiter, documenter et prevenir les perturbations ou pretentions
contenus de communication au sein de la plateforme : selon les instructions du client concerne, les parametres contractuels et les durees de conservation techniquement necessaires ; ensuite, les donnees sont supprimees ou anonymisees, sauf si des obligations legales s'y opposent

Les sauvegardes sont ecrasees ou supprimees avec un certain delai.

10. Obligation de fournir des donnees

La fourniture de donnees a caractere personnel pour la simple visite de notre site web est en principe facultative. Toutefois, sans certaines donnees techniques, le site web ne peut pas etre fourni ni protege contre les attaques.

Pour les inscriptions, contrats, demandes de support, la facturation ainsi que l'utilisation de VoiceBots, de chatbots ou de fonctions WhatsApp Business, nous avons besoin de certaines informations. Si ces informations ne sont pas fournies, nous pourrions ne pas etre en mesure de fournir tout ou partie du service demande.

Lorsque le traitement repose uniquement sur votre consentement, la fourniture des donnees concernees est facultative. Sans ce consentement, certaines fonctions optionnelles, certains contenus tiers, mesures marketing ou canaux de communication peuvent etre indisponibles en tout ou en partie.

11. Vos droits

Sous reserve des conditions legales applicables, vous disposez du droit :

d'acceder aux donnees a caractere personnel que nous traitons
de faire rectifier des donnees inexactes ou completer des donnees incompletes
d'obtenir l'effacement des donnees, sauf si des raisons legales ou legitimes s'y opposent
d'obtenir la limitation du traitement
a la portabilite des donnees, si les conditions sont remplies
de vous opposer aux traitements fondes sur des interets legitimes
de retirer votre consentement pour l'avenir

Vous pouvez vous opposer a la prospection directe a tout moment.

Si vous retirez votre consentement, la licite du traitement effectue avant ce retrait n'en est pas affectee.

Vous avez egalement le droit d'introduire une reclamation aupres d'une autorite de controle en matiere de protection des donnees. L'autorite competente peut notamment etre celle de votre lieu de residence habituel, de votre lieu de travail ou du lieu de l'infraction presumee.

Pour exercer vos droits, il vous suffit d'envoyer un message a privacy@claiverly.de
. Si nous traitons des donnees exclusivement pour le compte d'un client, nous transmettrons votre demande au client responsable ou l'assisterons dans son traitement.

12. Absence de decisions exclusivement automatisees au sens de l'art. 22 du RGPD

Dans la mesure ou nous agissons nous-memes en tant que responsable du traitement, nous ne prenons pas de decisions fondees exclusivement sur un traitement automatise produisant des effets juridiques a votre egard ou vous affectant de maniere significative de facon similaire, sauf si nous vous en informons separement et qu'il existe une base juridique valable ou votre consentement explicite.

L'utilisation de VoiceBots, VoiceAgents ou chatbots assistes par l'IA ne signifie pas automatiquement qu'une decision au sens de l'art. 22 du RGPD est prise. Si des clients mettent en place de tels processus, ils sont en regle generale eux-memes responsables de l'evaluation en matiere de protection des donnees et des informations requises.

13. Securite des donnees

Nous mettons en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriees afin de proteger les donnees a caractere personnel contre la perte, l'usage abusif, l'acces non autorise et la divulgation illicite. Selon le risque, ces mesures comprennent notamment des restrictions d'acces, la pseudonymisation, le chiffrement pendant la transmission et le stockage, des autorisations basees sur les roles, la journalisation, les sauvegardes ainsi que des procedures de restauration et de controle de securite.

14. Modifications de la presente politique de confidentialite

Nous pouvons modifier la presente politique de confidentialite si le cadre juridique, technique ou commercial evolue. La version publiee a la date consideree fait foi.

Version du 31 mars 2026